Organización y Dirección de Reuniones

Las reuniones eficaces y eficientes son aquellas en las que se consiguen los resultados buscados haciendo un uso adecuado de los recursos disponibles. Es necesario distinguir para ello los diferentes tipos de reuniones y sus fases.
Dirección de reuniones:

Las reuniones son parte de las herramientas que impulsan los negocios, por ello deben de ser eficaces y para lograr los resultados deseados.

Para preparar un reunión eficaz es necesario tener siempre en cuenta:

• Los objetivos de la reunión.
• La motivación de las personas que dirigen la reunión y la de los participantes de la misma
• La metodología empleada debe facilitar un clima favorecedor.
• El tiempo necesario y ajustado para su desarrollo.

Fases de la reunión.

Es muy importante la preparación previa de la reunión tanto o más como la misma reunión. El responsable de que la reunión tenga éxito será siempre la persona que la convoca y es quién tiene que llevar las tareas bien aprendidas. Para ello hay que responder a varias preguntas:

¿Porqué es necesaria la reunión para lo que quiero conseguir?. Hay que justificar la reunión a los participantes.

Para ayudar a responder, una reunión es recomendable cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:

• Necesidad que todo el grupo o equipo comparta información o consejos.
• Se quiere que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema.
• Se quiera compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o comunicar a todos algo sobre una situación en particular.
• Se considere que se debe aclarar la responsabilidad sobre un problema o asunto.
• Porque se detecte la necesidad de reunión del grupo por algún motivo concreto.

No se aconseja convocar una reunión, cuando:

• Es un asunto que sería aconsejable tratar de forma individual, por ejemplo cuando el tema a tratar ya fue decidido anteriormente.
• No hay suficiente tiempo para prepararse.
• Se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo; memo, correo electrónico o llamada telefónica.
• Cuando el tema no merece que se invierta el tiempo de todos.
• El grupo está alterado y necesita un tiempo antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración. 

Preparación de la reunión.

Fijar objetivos. 

• ¿Qué tipo de reunión será?.
• Seleccionar participantes en función de los objetivos y tipo de reunión. En una reunión técnica normalmente no es necesaria la presencia de jefes, pero en una reunión de toma de decisiones pudiera ser necesaria la presencia de técnicos para ayudar a los jefes a tomar la decisión.

Preparar un orden del día, con los siguientes puntos

• Propósito de la reunión.
• Resultados deseados.
• Fecha, hora y lugar de la reunión.
• Quién convoca la reunión.
• Nombres o referencias de los participantes.
• Funciones de los participantes si fuese necesario..
• Puntos del orden del día a tratar, persona responsable en cada apartado y tiempo asignado.
• Preparar los materiales propios (documentos, presentaciones, etc...)
• Planificar el lugar de reunión:
• Tamaño de la sala y disposición de los asientos (ver diapositivas, o fomentar la discusión exigen disposiciones diferentes de los asientos.
• Confirmar la disponibilidad de la sala y equipos técnicos.
• Equipos audiovisuales. Asegurarse del correcto funcionamientos y de conocer su uso.
• Bloc de notas, bolígrafo, agua,...

Inicio de la reunión.

Seguir ciertas pautas ayudará a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten las reuniones en pesadillas y generan desmotivación y desidia en los participantes. Estas son:

• Un signo de respeto es comenzar la reunión puntualmente.
• Si los participantes no se conocen, concédales unos minutos para que se presenten.
• Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión.

El desarrollo de la reunión.

• Seguir el orden del día.
• Evitar desviarse hacia otros temas irrelevantes. Mantener el control de los problemas inesperados y del tiempo. Facilitar la aparición de soluciones actuando como oyente activo.

Escuchar es...

No es escuchar solamente...

Tener el propósito de escuchar. Inhibir los juicios previos. No precipitar las respuestas. Preguntar para comprobar nivel de comprensión. Ponerse en el lugar del cliente. Interpretar el lenguaje corporal. Finalización de la reunión. Un buen momento para finalizar la reunión es : Cuando se hayan alcanzado los objetivos. Cuando no se progrese en el logro de los objetivos. Cuando se termine el tiempo programado y las decisiones se puedan posponer. Acciones a seguir: Exponer y anotar los próximos pasos. Informar de los puntos clave y decisiones tomadas. Resumir los logros alcanzados. Reafirmar el compromiso de llevar a cabo el plan de acción. Programar otra reunión en el caso de que sea necesaria. Tareas a realizar y sus responsables. Es necesario que cada responsable reafirme su responsabilidad. Agradecer a todos su participación.

Esperar a que cliente termine de hablar. Un proceso natural. Cuestión de buena voluntad. Atender o entender las palabras.