recomendaciones para la toma de decisiones efectivas

1. Identifica tu propósito

Cada vez que te enfrentas a una decisión existe un propósito relacionado con cada opción, o una meta que esta decisión te ayudará a alcanzar. Por ejemplo, si te estás expandiendo a un nuevo mercado, tu propósito podría ser el que ofrece mayores oportunidades de crecimiento.

Una vez que identificaste tu propósito, éste debe formar parte de cada paso de tu toma de decisión. Primero asegúrate cuál es, articúlalo con tu equipo y conviértelo en el punto de partida. 

2. Examina tus preferencias

Cuando te enfrentas a un problema, es común verlo desde tu propia perspectiva y dejar al margen a tus clientes, consumidores y colegas. Considerar la situación desde un solo punto de vista puede llevarte al fracaso o a gastos innecesarios. La meta del pensamiento crítico es poner esas preferencias a la luz para impedir que obstruyan tus decisiones. 

Para hacerlo, debes articular tu propio punto de vista. Pregúntate a ti mismo qué piensas de esa situación en particular y qué es importante para ti. Después, busca cualquier suposición que hagas sobre las creencias y comportamientos de los demás. 

Cuando articulamos nuestros pensamientos, mayores oportunidades tenemos de detectar pensamientos distorsionados. 

3. Considera las implicaciones de cada opción

Cada opción tiene consecuencias y puedes mejorar tu proceso de decisión anticipando cuáles serán. Para hacerlo, atiende al problema desde varios puntos de vista. Imagínate como cada implicado y considera cómo se sentirían y responderían a cada opción.

Si tomas una decisión que afecta a los clientes o las ventas, observa detenidamente cuáles son las implicaciones en las que no pensaste desde un principio y por qué. Saber qué te falló y por qué te ayudará a evitarlo en el futuro. 

4. Buscar distintas perspectivas y alternativas. 

Tendemos a conceder una importancia exagerada a la primera información que recibimos. Debemos abrirnos a otras líneas de pensamiento aunque la primera parezca la correcta.

5. No elegir la alternativa más cómoda y que supone mantener el "status quo" por miedo al cambio.

  Cambiar puede suponer muchas dificultades pero hay que preguntarse por los riesgos de no afrontarlo para el cumplimiento de los objetivos marcados.

6. Confirmar la evidencia.

 Si encontramos que todas las nuevas informaciones avalan nuestro punto de vista preguntar a un colega con  prestigio en el tema que argumente contra nuestra perspectiva. Hay que intentar, también, trabajar con profesionales que no siempre estén de acuerdo con nuestras ideas.

http://clavesliderazgoresponsable.blogspot.mx/2011/09/breves-recomendaciones-para-la-toma-de.html

http://www.soyentrepreneur.com/25250-3-pasos-para-tomar-mejores-decisiones.html

Dinamicas para el grupo

Conducta en una reunion

La conducta de reunión:

La Planeación y conducción de reuniones efectivas es un tema importante dentro de su programa Comunicación Humana que pretende, utilizar una metodología práctica basada en el estudio del caso y en la optimización de las habilidades y trabajo sobre el aprendizaje del análisis, preparación, conducción y evaluación de reuniones de trabajo.

1) Simposio. 
Se denomina simposio a un grupo de charlas, discursos o exposiciones verbales presentados por varios individuos sobre las diversas fases de un solo tema. El tiempo y el tema los controla a menudo un moderador. Si el método es empleado correctamente, las charlas deberán limitarse a no más de 20 min y el tiempo total del simposio no deberá exceder de una hora. Esta forma de expresión oral es muy parecida al foro.los integrantes del simposio exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos quince minutos o veinte. 

Sus ideas pueden coincidir o no, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema de modo que al finalizar este, quede desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible. 

2) El Phillips 6.6 
Esta técnica de trabajo en grupo, llamada algunas veces Técnica de Fraccionamiento consiste es un intercambio de ideas, en pequeños grupos de 6 personas, durante 6 minutos de un tema escogido de antemano por un mismo moderador que puede ser el profesor. 
El panel. 
Un grupo de personas expone en forma de dialogo un tema frente a un auditorio; su duración es de 60 min. Esta técnica se emplea cuando las personas son versadas en el tema y están dispuestas a informar al auditorio. Cuando el auditorio tiene iguales experiencias a las de los expertos. Cuando en un grupo surge la necesidad de escuchar a otras personas con experiencia sobre el mismo tema. 
Los integrantes son: un coordinador, un secretario relator y de 4 a 6 debatientes. El secretario debe hacer el resumen de todo lo expuesto. De este resumen parte la discusión del auditorio con los expositores. El tiempo de intervención es de uno a dos minutos. 

3) Seminario. 
Estudio sistemático de un tema planteado por un grupo.ES la reunión de un número pequeño de miembros que se unen para efectuar la investigación de un tema elegido. 
Se trata de lograr el conocimiento completo y especifico de una materia. 
Los miembros se subdividen para el trabajo concreto y la exposición del tema . Estos deberán adquirir por fuera los conocimientos de una forma individual u luego compartirlos con sus compañeros de trabajo. La investigación va asesorada por un especialista en la materia escogida. 
La labor de un seminario consiste, en investigar, buscar información, discutieren colaboración, analizar hechos, exponer puntos de vista, reflexionar sobre los problemas suscitados, confrontar criterios en un ambiente de ayuda reciproca para poder llegar a las conclusiones del tema. 
Los integrantes son no menos de 5 ni más de 12. El director es un miembro que coordina la labor pero no la resuelve personalmente. Un secretario toma notas de las conclusiones parciales y finales. Las sesiones de los seminarios suelen de dos a seis horas, hasta que la exposición quede clara y el dialogo sea sin presión de tiempo. 
El seminario se puede trabajar durante días y meses hasta dar por terminado su labor. 

4) Congreso. 
Su finalidad es la de impartir información, intercambia opiniones, averiguar hechos, identificar situaciones, resolver problemas, planear toma de decisiones, etc. Un congreso es contacto e intercambio de experiencias y opiniones entre el grupo de personas calificadas en determinadas esferas, donde se analizan problemas basándose en la información proporcionada por conductores competentes. Los congresos son variantes del simposio. Puede también exponer ideas fundamentales de las nuevas investigaciones o descubrimientos ya que en realidad es un contacto entre especialistas con frecuencia de nivel internacional. 
Los integrantes son los delegados de grupos, asociaciones, etc. Todos estos delegados deben ser participantes y no únicamente oyentes. El tiempo es uno o varios días. 

Organización y Dirección de Reuniones

Las reuniones eficaces y eficientes son aquellas en las que se consiguen los resultados buscados haciendo un uso adecuado de los recursos disponibles. Es necesario distinguir para ello los diferentes tipos de reuniones y sus fases.
Dirección de reuniones:

Las reuniones son parte de las herramientas que impulsan los negocios, por ello deben de ser eficaces y para lograr los resultados deseados.

Para preparar un reunión eficaz es necesario tener siempre en cuenta:

• Los objetivos de la reunión.
• La motivación de las personas que dirigen la reunión y la de los participantes de la misma
• La metodología empleada debe facilitar un clima favorecedor.
• El tiempo necesario y ajustado para su desarrollo.

Fases de la reunión.

Es muy importante la preparación previa de la reunión tanto o más como la misma reunión. El responsable de que la reunión tenga éxito será siempre la persona que la convoca y es quién tiene que llevar las tareas bien aprendidas. Para ello hay que responder a varias preguntas:

¿Porqué es necesaria la reunión para lo que quiero conseguir?. Hay que justificar la reunión a los participantes.

Para ayudar a responder, una reunión es recomendable cuando se produce alguna de las siguientes situaciones:

• Necesidad que todo el grupo o equipo comparta información o consejos.
• Se quiere que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema.
• Se quiera compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o comunicar a todos algo sobre una situación en particular.
• Se considere que se debe aclarar la responsabilidad sobre un problema o asunto.
• Porque se detecte la necesidad de reunión del grupo por algún motivo concreto.

No se aconseja convocar una reunión, cuando:

• Es un asunto que sería aconsejable tratar de forma individual, por ejemplo cuando el tema a tratar ya fue decidido anteriormente.
• No hay suficiente tiempo para prepararse.
• Se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo; memo, correo electrónico o llamada telefónica.
• Cuando el tema no merece que se invierta el tiempo de todos.
• El grupo está alterado y necesita un tiempo antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración. 

Preparación de la reunión.

Fijar objetivos. 

• ¿Qué tipo de reunión será?.
• Seleccionar participantes en función de los objetivos y tipo de reunión. En una reunión técnica normalmente no es necesaria la presencia de jefes, pero en una reunión de toma de decisiones pudiera ser necesaria la presencia de técnicos para ayudar a los jefes a tomar la decisión.

Preparar un orden del día, con los siguientes puntos

• Propósito de la reunión.
• Resultados deseados.
• Fecha, hora y lugar de la reunión.
• Quién convoca la reunión.
• Nombres o referencias de los participantes.
• Funciones de los participantes si fuese necesario..
• Puntos del orden del día a tratar, persona responsable en cada apartado y tiempo asignado.
• Preparar los materiales propios (documentos, presentaciones, etc...)
• Planificar el lugar de reunión:
• Tamaño de la sala y disposición de los asientos (ver diapositivas, o fomentar la discusión exigen disposiciones diferentes de los asientos.
• Confirmar la disponibilidad de la sala y equipos técnicos.
• Equipos audiovisuales. Asegurarse del correcto funcionamientos y de conocer su uso.
• Bloc de notas, bolígrafo, agua,...

Inicio de la reunión.

Seguir ciertas pautas ayudará a evitar algunos de los problemas más comunes que convierten las reuniones en pesadillas y generan desmotivación y desidia en los participantes. Estas son:

• Un signo de respeto es comenzar la reunión puntualmente.
• Si los participantes no se conocen, concédales unos minutos para que se presenten.
• Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión.

El desarrollo de la reunión.

• Seguir el orden del día.
• Evitar desviarse hacia otros temas irrelevantes. Mantener el control de los problemas inesperados y del tiempo. Facilitar la aparición de soluciones actuando como oyente activo.

Escuchar es...

No es escuchar solamente...

Tener el propósito de escuchar. Inhibir los juicios previos. No precipitar las respuestas. Preguntar para comprobar nivel de comprensión. Ponerse en el lugar del cliente. Interpretar el lenguaje corporal. Finalización de la reunión. Un buen momento para finalizar la reunión es : Cuando se hayan alcanzado los objetivos. Cuando no se progrese en el logro de los objetivos. Cuando se termine el tiempo programado y las decisiones se puedan posponer. Acciones a seguir: Exponer y anotar los próximos pasos. Informar de los puntos clave y decisiones tomadas. Resumir los logros alcanzados. Reafirmar el compromiso de llevar a cabo el plan de acción. Programar otra reunión en el caso de que sea necesaria. Tareas a realizar y sus responsables. Es necesario que cada responsable reafirme su responsabilidad. Agradecer a todos su participación.

Esperar a que cliente termine de hablar. Un proceso natural. Cuestión de buena voluntad. Atender o entender las palabras.